PHẦN MỀM DMS: CÁCH TỐI ƯU HỆ THỐNG PHÂN PHỐI VÀ QUẢN LÝ KÊNH BÁN HIỆU QUẢ

Khi doanh nghiệp mở rộng hệ thống phân phối, việc quản lý bằng Excel hay báo cáo thủ công nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế: dữ liệu rời rạc, khó kiểm soát và phụ thuộc vào con người. Phần mềm DMS ra đời như một giải pháp giúp doanh nghiệp quản lý tập trung kênh phân phối, đội ngũ bán hàng và dòng chảy hàng hóa theo thời gian thực. Vậy phần mềm DMS là gì và làm thế nào để ứng dụng DMS hiệu quả trong thực tế doanh nghiệp?

Nội dung chính bài viết: 

• Phần mềm DMS là gì? là giải pháp công nghệ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tập trung và kiểm soát toàn bộ hoạt động bán hàng – phân phối

• Chức năng của phần mềm DMS: Quản lý đơn hàng; Quản lý tồn kho; Quản lý nhà phân phối, điểm bán, kênh bán; Giám sát nhân viên thị trường 

• Chỉ ra những lợi ích thiết thực và lâu dài mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng DMS vào quản lý kênh phân phối.

• Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp có hoạt động phân phối nhiều tầng (từ công ty → nhà phân phối/đại lý → điểm bán/khách hàng), có đội ngũ bán hàng thị trường và cần kiểm soát đồng thời đơn hàng – tồn kho – công nợ – hoạt động nhân sự

• Thách thức khi triển khai phần mềm DMS: dễ rơi vào tình trạng “có hệ thống nhưng không vận hành hiệu quả”, thậm chí gây gián đoạn hoạt động kinh doanh trong giai đoạn đầu.

• Top 5 phần mềm DMS được ứng dụng nhất hiện nay 

1. Phần mềm DMS là gì?

Phần mềm DMS (Distribution Management System – Hệ thống quản lý phân phối) là giải pháp công nghệ giúp chủ doanh nghiệp quản lý tập trung và kiểm soát toàn bộ hoạt động bán hàng – phân phối từ trụ sở đến đội ngũ bán hàng và điểm bán, thay thế cho cách quản lý thủ công, rời rạc bằng Excel hoặc ghi chép cảm tính.

Phần mềm DMS cho phép doanh nghiệp:

• Quản lý đơn hàng, tồn kho, công nợ theo thời gian thực
• Theo dõi hiệu suất đội ngũ sale, lộ trình bán hàng, độ phủ điểm bán
• Kiểm soát chương trình khuyến mãi, trưng bày, chính sách giá đồng bộ
• Tổng hợp dữ liệu tự động, giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định nhanh và chính xác

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang gặp khó khăn trong quản trị, phụ thuộc vào con người, bán hàng thiếu kiểm soát và muốn chuẩn hóa – mở rộng quy mô – ứng dụng công nghệ/AI, phần mềm DMS chính là nền tảng quan trọng giúp tối ưu vận hành, giảm thất thoát và tăng trưởng bền vững.

2. Chức năng của phần mềm DMS

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, bài toán không nằm ở việc “bán được hàng”, mà nằm ở chỗ không kiểm soát được hệ thống phân phối khi doanh nghiệp bắt đầu lớn lên. Phần mềm DMS được xây dựng để giải quyết tận gốc vấn đề này: giúp chủ doanh nghiệp nhìn thấy – kiểm soát – tối ưu toàn bộ hoạt động phân phối, bán hàng và đội ngũ thị trường trên một hệ thống duy nhất, minh bạch và theo thời gian thực.

• Quản lý đơn hàng
• Quản lý tồn kho
• Quản lý nhà phân phối, điểm bán, kênh bán 
• Giám sát nhân viên thị trường 

2.1. Quản lý đơn hàng

Trong rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đơn hàng vẫn được ghi nhận qua tin nhắn, cuộc gọi, Excel rời rạc hoặc báo cáo thủ công từ nhân viên. Điều này dẫn đến hàng loạt vấn đề: sai giá, sai chương trình khuyến mãi, đơn hàng bị bỏ sót, doanh thu không phản ánh đúng thực tế.

Chức năng quản lý đơn hàng của DMS giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình bán hàng, biến mỗi đơn hàng thành một dữ liệu minh bạch, có thể kiểm soát và truy vết.

• Cho phép nhân viên tạo đơn hàng trực tiếp trên thiết bị di động ngay tại điểm bán, giảm sai sót và độ trễ thông tin
• Theo dõi chi tiết tình trạng đơn hàng theo từng trạng thái: xuất hàng – bán hàng – trả hàng
• Tự động ghi nhận doanh thu, chiết khấu theo đúng chính sách đã thiết lập
• Kết nối dữ liệu đơn hàng với tồn kho và công nợ, đảm bảo số liệu đồng bộ
• Giúp lãnh đạo theo dõi doanh thu theo nhà phân phối, khu vực, nhân viên một cách minh bạch

2.2. Quản lý tồn kho

Tồn kho là nơi “chôn tiền” lớn nhất của doanh nghiệp nếu không được quản lý đúng. Nhiều doanh nghiệp rơi vào nghịch lý: thiếu hàng để bán nhưng vẫn dư tồn kho, hoặc tồn kho lớn nhưng dòng tiền luôn căng thẳng.

DMS giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ bức tranh tồn kho, từ đó ra quyết định nhập – xả – luân chuyển hàng hóa một cách khoa học.

• Ghi nhận và cập nhật chuẩn xác tồn kho tại từng kho, từng nhà phân phối và từng điểm bán sau mỗi lần nhập – xuất – điều chuyển
• Kiểm kê nhanh bằng cách quét mã vạch hoặc mã QR, giảm phụ thuộc nhân sự và sai sót thủ công
• Theo dõi tồn kho theo lô, hạn sử dụng, đặc biệt quan trọng với ngành dược, mỹ phẩm, F&B
• Phân tích tốc độ tiêu thụ để phát hiện hàng bán chậm, hàng có nguy cơ tồn đọng
• Đưa ra báo cáo và gợi ý điều chuyển hàng hóa hợp lý, tránh thiếu hàng ở nơi bán tốt và dư hàng ở nơi bán chậm

2.3. Quản lý nhà phân phối, điểm bán, kênh bán 

Khi doanh nghiệp mở rộng thị trường, số lượng nhà phân phối và điểm bán tăng nhanh, nếu không có hệ thống quản lý, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng mạnh ai nấy bán, khó kiểm soát chính sách và hình ảnh thương hiệu.

DMS giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống phân phối có cấu trúc rõ ràng, mỗi điểm bán đều nằm trong tầm kiểm soát.

• Lưu trữ đầy đủ thông tin nhà phân phối, đại lý, điểm bán: liên hệ, khu vực, loại hình kinh doanh
• Quản lý chính sách giá, chiết khấu, điều khoản thanh toán theo từng đối tác
• Theo dõi lịch sử giao dịch: đơn hàng, doanh thu, công nợ theo thời gian
• Cập nhật tồn kho tại nhà phân phối và điểm bán theo thời gian thực
• Cho phép nhà phân phối, đại lý đặt hàng trực tiếp trên hệ thống, giảm độ trễ và sai sót

2.4. Giám sát nhân viên thị trường 

Trong thực tế, rất nhiều chủ doanh nghiệp không biết nhân viên thị trường có thực sự đi thị trường hay không, có ghé đúng điểm bán hay chỉ “báo cáo cho có”. Khi không có dữ liệu xác thực, việc quản lý buộc phải dựa vào niềm tin và cảm giác, dễ dẫn đến lỏng lẻo, kém hiệu quả và mất kỷ luật đội ngũ.

DMS giúp doanh nghiệp đo lường toàn bộ hoạt động thị trường, biến đội ngũ sale thành một phần của hệ thống vận hành.

• Tích hợp GPS giúp nhà quản lý biết nhân viên đang ở điểm bán nào, di chuyển theo tuyến nào theo thời gian thực
• Nhân viên thực hiện check-in/check-out tại mỗi điểm bán, kèm hình ảnh trưng bày sản phẩm
• Lưu trữ toàn bộ hình ảnh, lịch sử ghé thăm để đảm bảo tính minh bạch
• Thống kê số đơn hàng, số điểm bán ghé thăm, số khách hàng mới, độ phủ thị trường
• Đánh giá hiệu suất từng nhân viên dựa trên dữ liệu, không phụ thuộc báo cáo chủ quan

3. Lợi ích khi áp dụng phần mềm DMS trong doanh nghiệp 

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc triển khai phần mềm DMS không đơn thuần là đầu tư một công cụ công nghệ, mà là bước chuyển quan trọng trong cách điều hành doanh nghiệp. Từ mô hình quản lý dựa trên kinh nghiệm, cảm nhận và báo cáo thủ công, doanh nghiệp từng bước chuyển sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu, hệ thống và tính minh bạch. 

Dưới đây là những lợi ích thiết thực và lâu dài mà doanh nghiệp nhận được khi áp dụng DMS vào quản lý kênh phân phối.

• Minh bạch hóa toàn bộ kênh phân phối: Dữ liệu được cập nhật đồng bộ, thống nhất giữa các bộ phận, loại bỏ sai lệch và nghi ngờ về số liệu.
• Giảm thất thoát, tối ưu chi phí vận hành: Kiểm soát chặt chẽ tồn kho, khuyến mãi, công nợ và hiệu suất nhân sự dựa trên dữ liệu thực tế.
• Nâng cao hiệu suất đội ngũ bán hàng: Nhân viên có đầy đủ thông tin khách hàng và thị trường để tiếp cận đúng trọng tâm, tăng cơ hội bán hàng.
• Ra quyết định nhanh và chính xác hơn: Báo cáo trực quan giúp lãnh đạo kịp thời điều chỉnh chiến lược và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Chuẩn hóa quy trình, giảm phụ thuộc cá nhân: Doanh nghiệp vận hành ổn định hơn khi mở rộng, không còn phụ thuộc vào kinh nghiệm riêng lẻ.
• Sẵn sàng cho chuyển đổi số và ứng dụng AI: DMS tạo nền tảng dữ liệu chuẩn, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp các giải pháp công nghệ trong tương lai.

4. Phần mềm DMS được dùng cho những đối tượng nào? 

Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp có hoạt động phân phối nhiều tầng (từ công ty → nhà phân phối/đại lý → điểm bán/khách hàng), có đội ngũ bán hàng thị trường và cần kiểm soát đồng thời đơn hàng – tồn kho – công nợ – hoạt động nhân sự. DMS càng phát huy hiệu quả khi doanh nghiệp bắt đầu tăng trưởng: điểm bán nhiều hơn, hàng hóa đa dạng hơn, nhân sự đông hơn và dữ liệu không thể quản lý bằng Excel hay kinh nghiệm cá nhân.

4.1. Đối tượng áp dụng

Đây là nhóm doanh nghiệp “phù hợp nhất” để triển khai DMS – tức là dùng vào sẽ thấy hiệu quả rõ.

(1) Doanh nghiệp sản xuất có kênh phân phối (Manufacturer)

• Bán hàng qua nhà phân phối/đại lý/siêu thị/cửa hàng tiện lợi/tạp hóa/nhà thuốc…
• Muốn kiểm soát độ phủ thị trường, trưng bày, sell-out nhưng dữ liệu đang bị “đứt đoạn”
• Cần quản lý chính sách giá – khuyến mãi – chiết khấu đồng bộ trên toàn kênh

(2) Doanh nghiệp thương mại – phân phối (Distributor/Trading)

• Nhập hàng từ nhiều hãng, bán ra qua mạng lưới đại lý/điểm bán
• Tồn kho biến động liên tục, công nợ phức tạp, giao nhận nhiều tuyến
• Cần kiểm soát hiệu suất đội ngũ sales theo tuyến, theo khu vực

(3) Doanh nghiệp bán hàng kênh GT/Ontrade/Offtrade

• GT: tạp hóa, đại lý, cửa hàng truyền thống
• Ontrade: nhà hàng – khách sạn – quán (đặc biệt ngành đồ uống)
• Offtrade: siêu thị, minimart, cửa hàng tiện lợi
• Vấn đề thường gặp: khó kiểm soát giá, chiết khấu, chương trình khuyến mãi tại từng điểm bán

(4) Doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng thị trường

• Có salesman/trình dược viên/nhân viên kinh doanh đi tuyến
• Muốn đo lường: đi đúng tuyến chưa, viếng thăm đủ chưa, hiệu quả bán hàng ra sao
• Cần dữ liệu minh bạch để tính KPI – thưởng phạt công bằng

(5) Doanh nghiệp đang mở rộng

• Mở thêm khu vực, tăng nhà phân phối, tăng số lượng điểm bán
• Bắt đầu xuất hiện “rối vận hành”: số liệu lệch, tồn kho không rõ, công nợ khó theo dõi
• Muốn chuẩn hóa để “nhân bản mô hình” chứ không phụ thuộc 1–2 người chủ lực

4.2. Đối tượng sử dụng 

DMS là hệ thống dùng cho nhiều vai trò, vì nó quản lý xuyên suốt chuỗi phân phối. Tùy mô hình doanh nghiệp, các nhóm thường sử dụng gồm:

(1) Nhân viên bán hàng thị trường (Salesman/Trình dược viên)

• Tạo đơn tại điểm bán bằng điện thoại
• Check-in/check-out, ghi nhận viếng thăm, chụp hình trưng bày
• Xem lịch sử mua hàng, công nợ, chính sách giá/khuyến mãi

(2) Giám sát bán hàng (SS) & Quản lý tuyến/khu vực (RSM/ASM/TSM/NSM)

• Theo dõi tuyến đi, tần suất viếng thăm, độ phủ, chất lượng trưng bày
• So sánh hiệu suất theo nhân sự/khu vực/sản phẩm
• Quản lý mục tiêu doanh số, cảnh báo điểm bán có rủi ro

(3) Giám đốc kinh doanh / Ban điều hành

• Xem dashboard doanh số, sell-in/sell-out, độ phủ, thị phần theo khu vực
• Theo dõi chính sách giá, hiệu quả chương trình khuyến mãi
• Ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu thực tế

(4) Kế toán bán hàng – Thủ kho – Vận hành

• Đối soát đơn hàng, công nợ, chiết khấu, bồi hoàn
• Quản lý xuất/nhập/điều chuyển, kiểm kê bằng mã vạch/QR
• Hạn chế sai lệch giữa kho – sales – kế toán

(5) Nhà phân phối/Đại lý/Điểm bán (nếu doanh nghiệp mở quyền truy cập)

• Đặt hàng trực tiếp trên hệ thống, giảm độ trễ
• Xem tồn kho, lịch sử giao dịch, chính sách áp dụng
• Hạn chế nhầm lẫn và tăng tính hợp tác trong kênh

4.3. Quy mô áp dụng

DMS không chỉ dành cho tập đoàn lớn. Điểm mấu chốt là mức độ phức tạp của kênh phân phối, không phải “tên tuổi” công ty.

Gợi ý theo quy mô thực tế:

(1) Nhỏ – mới hình thành hệ thống (3–10 sales)

• Bắt đầu có đội đi tuyến, có đại lý/điểm bán rải rác
• DMS giúp chuẩn hóa từ sớm: quy trình bán hàng, dữ liệu điểm bán, công nợ

(2) Vừa – đang tăng trưởng (10–50 sales)

• Bắt đầu phát sinh vấn đề: quản lý tuyến khó, công nợ phức tạp, tồn kho lệch
• Đây là giai đoạn DMS tạo hiệu quả mạnh nhất vì giúp “khóa lại hệ thống” trước khi vỡ trận

(3) Lớn – mở rộng đa vùng/đa kênh (50+ sales, nhiều NPP)

• Cần quản trị theo vùng/miền, đa chính sách giá, nhiều chương trình trade marketing
• DMS giúp đồng bộ dữ liệu, kiểm soát thực thi và chuẩn hóa vận hành

Dấu hiệu nên triển khai ngay (không phụ thuộc quy mô):

• Số liệu sales – kho – kế toán thường xuyên không khớp
• Không đo được hiệu suất nhân viên thị trường
• Tồn kho “không biết thật sự còn bao nhiêu” ở NPP/điểm bán
• Công nợ tăng và khó đối soát
• Mở rộng nhưng phải “đè người” quản lý, chủ doanh nghiệp bị kéo vào vận hành

4.4. Các lĩnh vực phù hợp 

Phần mềm DMS đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành có mạng lưới phân phối nhiều tầng, số lượng điểm bán lớn, hàng hóa luân chuyển nhanh và đội ngũ bán hàng thị trường thường xuyên di chuyển. 

Với các ngành này, việc quản lý bằng phương pháp thủ công hoặc Excel rời rạc dễ dẫn đến sai lệch dữ liệu, thất thoát và mất kiểm soát khi doanh nghiệp mở rộng. DMS giúp chuẩn hóa toàn bộ hoạt động phân phối, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt từ nhà sản xuất – nhà phân phối – đại lý – điểm bán, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

Các lĩnh vực triển khai DMS hiệu quả bao gồm:

• Hàng tiêu dùng nhanh (FMCG): Thực phẩm, đồ uống, bánh kẹo, sữa, gia vị, mỹ phẩm… với đặc thù nhiều SKU, hạn sử dụng ngắn, độ phủ điểm bán rộng.
• Bia – rượu – nước giải khát: Phân phối qua kênh Ontrade và Offtrade, cần kiểm soát tồn kho, hạn dùng, trưng bày và bán theo mùa vụ.
• Dược phẩm & hóa mỹ phẩm: Phân phối qua nhà thuốc, hiệu thuốc, yêu cầu cao về truy xuất nguồn gốc, hạn dùng và quản lý đội ngũ trình dược viên.
• Thiết bị điện, điện tử, điện lạnh: Phân phối qua đại lý, cửa hàng chuyên ngành và siêu thị điện máy, cần quản lý tồn kho, bảo hành và hiệu suất bán hàng.
• Vật tư nông nghiệp: Phân bón, thuốc thú y, thuốc bảo vệ thực vật, thức ăn chăn nuôi… với mạng lưới đại lý rộng, phân tán theo khu vực.
• Vật liệu xây dựng: Phân phối qua đại lý, cửa hàng VLXD, yêu cầu kiểm soát giá, chiết khấu và công nợ chặt chẽ.
• Các ngành phân phối khác qua kênh GT: Những doanh nghiệp có đội ngũ bán hàng đi tuyến, chăm sóc đại lý và điểm bán truyền thống.

5. Thách thức khi triển khai phần mềm DMS

Phần mềm DMS mang lại nhiều giá trị về quản trị và tăng trưởng, tuy nhiên trên thực tế, việc triển khai DMS không chỉ là câu chuyện cài đặt phần mềm. Đây là quá trình chuyển đổi cách làm việc, cách quản lý và cách ra quyết định của cả tổ chức. 

Nếu doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ về nguồn lực, tư duy và lộ trình triển khai, DMS rất dễ rơi vào tình trạng “có hệ thống nhưng không vận hành hiệu quả”, thậm chí gây gián đoạn hoạt động kinh doanh trong giai đoạn đầu.

Những thách thức phổ biến doanh nghiệp thường gặp khi triển khai DMS bao gồm:

• Áp lực chi phí đầu tư và chuyển đổi số: Việc triển khai DMS không chỉ dừng ở chi phí phần mềm, mà còn bao gồm chi phí tư vấn, cấu hình theo mô hình kinh doanh, đào tạo người dùng, tích hợp với hệ thống hiện có, bảo trì và nâng cấp định kỳ. Với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là khoản đầu tư cần được cân nhắc kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả dài hạn.
• Khó khăn trong thay đổi thói quen và văn hóa làm việc: DMS làm cho mọi hoạt động trở nên minh bạch và có thể đo lường, điều này thường tạo ra tâm lý e ngại hoặc phản kháng từ đội ngũ bán hàng và một số đối tác phân phối. Những cá nhân quen làm việc theo kinh nghiệm, thiếu quy trình hoặc báo cáo cảm tính sẽ cần thời gian để thích nghi với cách làm việc mới dựa trên dữ liệu.
• Yêu cầu tích hợp với các hệ thống sẵn có (ERP, CRM, kế toán): Trong nhiều doanh nghiệp, DMS cần kết nối với ERP, CRM hoặc phần mềm kế toán để đảm bảo dữ liệu xuyên suốt. Sự khác biệt về cấu trúc dữ liệu, quy trình và chuẩn kỹ thuật giữa các hệ thống có thể khiến việc tích hợp trở nên phức tạp, nếu không được thiết kế tốt sẽ dẫn đến dữ liệu trùng lặp hoặc thiếu nhất quán.
• Thiếu dữ liệu đầu vào chuẩn ngay từ đầu: DMS chỉ phát huy hiệu quả khi dữ liệu khách hàng, điểm bán, sản phẩm, giá bán và chính sách được chuẩn hóa. Nếu doanh nghiệp chưa từng quản lý dữ liệu bài bản, giai đoạn đầu sẽ tốn nhiều công sức làm sạch và chuẩn hóa thông tin trước khi vận hành trơn tru.
• Nguy cơ triển khai sai lộ trình hoặc chọn giải pháp không phù hợp: Không ít doanh nghiệp triển khai DMS theo hướng quá phức tạp so với quy mô, hoặc chọn giải pháp không phù hợp với mô hình phân phối thực tế. Điều này dẫn đến hệ thống khó dùng, người dùng không mặn mà và hiệu quả mang lại không tương xứng với chi phí đầu tư.

6. Top 5 phần mềm DMS được ứng dụng nhất hiện nay 

Thị trường DMS tại Việt Nam hiện khá đa dạng, với nhiều giải pháp được phát triển bởi các doanh nghiệp công nghệ trong nước, phục vụ các mô hình phân phối từ nhỏ đến lớn. Mỗi phần mềm có thế mạnh riêng, phù hợp với từng quy mô, ngành hàng và mức độ phức tạp trong quản trị kênh phân phối.

• 1- Phần mềm DMS One – Viettel
• 2- Phần mềm DMS MobiWork
• 3- Phần mềm eSales Cloud DMS
• 4- DMS All-in-One tích hợp CRM - MISA 
• 5- Phần mềm quản lý phân phối NextX DMS

1- Phần mềm DMS One – Viettel

DMS One là giải pháp quản lý phân phối do Viettel phát triển, hướng đến nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một hệ thống ổn định, bảo mật tốt và dễ triển khai. Phần mềm tập trung vào việc quản lý đội ngũ bán hàng thị trường và hoạt động bán hàng tại điểm bán theo mô hình tiêu chuẩn.

Đặc điểm nổi bật:

• Theo dõi lộ trình di chuyển, hoạt động bán hàng của nhân viên ngoài thị trường bằng GPS
• Quản lý khách hàng, điểm bán, sản phẩm và tồn kho ở mức cơ bản
• Báo cáo doanh số theo tuyến, khu vực, nhân viên, sản phẩm
• Phù hợp với doanh nghiệp cần giải pháp DMS gọn nhẹ, ít tùy chỉnh

2- Phần mềm DMS MobiWork

MobiWork DMS là giải pháp quản lý phân phối tập trung mạnh vào giám sát đội ngũ bán hàng và thực thi thị trường, phù hợp với doanh nghiệp có lực lượng sales đi tuyến đông và cần kiểm soát chặt hoạt động ngoài thị trường.

Đặc điểm nổi bật:

• Nhân viên bán hàng lên đơn trực tiếp trên thiết bị di động tại điểm bán
• Theo dõi vị trí, lộ trình, hoạt động viếng thăm bằng GPS theo thời gian thực
• Quản lý chương trình khuyến mãi, chiết khấu linh hoạt
• Có khả năng tích hợp với một số hệ thống ERP phổ biến

3- Phần mềm eSales Cloud DMS

eSales Cloud DMS là giải pháp do HQSOFT phát triển, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ khả năng theo dõi tương đối đầy đủ hoạt động phân phối từ sell-in đến sell-out. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp FMCG và dược phẩm có mô hình phân phối không quá phức tạp.

Đặc điểm nổi bật:

• Quản lý hàng hóa từ công ty đến nhà phân phối (sell-in) và từ NPP ra thị trường (sell-out)
• Theo dõi hoạt động phân phối trên cả kênh truyền thống và hiện đại
• Báo cáo hiệu suất kinh doanh theo tuyến, khu vực, nhà phân phối
• Đáp ứng phần lớn nhu cầu quản lý phân phối cơ bản của doanh nghiệp Việt

4- DMS All-in-One tích hợp CRM - MISA 

MISA DMS là phần mềm quản lý hệ thống phân phối do Công ty Cổ phần MISA phát triển, được nhiều doanh nghiệp Việt Nam lựa chọn nhờ lợi thế tích hợp DMS – CRM – kế toán trên cùng một nền tảng. Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý phân phối gắn liền với quản trị tài chính và khách hàng.

Đặc điểm nổi bật:

• Quản lý toàn diện kênh phân phối từ công ty, nhà phân phối đến đại lý, điểm bán
• Giám sát đội ngũ bán hàng ngoài thị trường bằng GPS, check-in/check-out
• Quản lý tồn kho, đơn hàng, khuyến mãi theo thời gian thực
• Liên thông dữ liệu bán hàng với phần mềm kế toán, giúp đối soát công nợ và doanh thu thuận tiện

5- Phần mềm quản lý phân phối NextX DMS

NextX DMS là giải pháp quản lý phân phối thuộc hệ sinh thái NextX, tập trung vào tính linh hoạt và khả năng mở rộng sang CRM, Loyalty, Call Center. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ cần một hệ thống DMS kết hợp chăm sóc khách hàng.

Đặc điểm nổi bật:

• Quản lý đơn hàng, tồn kho, công nợ và hoạt động nhân viên thị trường
• Hỗ trợ Mobile App cho sales đi tuyến: lên đơn, check-in/check-out, chụp ảnh điểm bán
• Có thêm các tính năng thực tế như khảo sát thị trường, kết nối máy in mã vạch
• Dễ mở rộng sang các module khác trong hệ sinh thái NextX

Không có phần mềm DMS nào là “tốt nhất cho tất cả”, mà chỉ có phần mềm phù hợp nhất với mô hình phân phối, quy mô và mục tiêu quản trị của doanh nghiệp. Trước khi lựa chọn, doanh nghiệp nên đánh giá rõ:

• Mức độ phức tạp của kênh phân phối
• Quy mô đội ngũ bán hàng thị trường
• Nhu cầu tích hợp kế toán, CRM, ERP
• Khả năng mở rộng trong 2–3 năm tới

Phần mềm DMS không chỉ là công cụ hỗ trợ bán hàng, mà là nền tảng quản trị phân phối cốt lõi giúp doanh nghiệp chuyển từ vận hành thủ công sang điều hành bằng dữ liệu và hệ thống. Khi được triển khai đúng cách, DMS giúp minh bạch hóa kênh phân phối, tối ưu chi phí, nâng cao hiệu suất đội ngũ và tạo nền móng vững chắc cho việc mở rộng quy mô. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây chính là bước đi quan trọng để tăng trưởng bền vững và sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi số sâu hơn trong tương lai.